Mikä on virallinen kirje:
Virallinen kirje on a asiakirja, jonka sisältö viittaa institutionaaliseen, liike-, työ-, poliittiseen, taloudelliseen ja akateemiseen aiheeseen, jossa käytetään virallista ja sydämellistä kieltä.
Virallinen kirje on kirjeenvaihto, joka on tapana tehdä niissä tapauksissa, joissa haluat esittää pyynnön, suosituksen, esityksen, kiitoksen, vaatimuksen, eroamisen tai paljastaa kiinnostavia tietoja.
Tässä mielessä virallinen kirje täyttää tietyt elementit ja ominaisuudet, jotka erottavat sen epävirallisesta kirjeestä tai muusta kirjallisesta viestinnästä. Samoin sen rakenne koostuu kolmesta perusosasta, jotka ovat otsikko, tiedon esittely ja jäähyväiset.
Virallinen kirje antaa mahdollisuuden kommunikoida kahden ihmisen välillä, jotka yleensä eivät tunne toisiaan, joten painotetaan huolellista kirjoittamista, ideoiden esittämistä, sydämellisen, kunnioittavan ja muodollisen kielen käyttöä ja muita elementtejä.
Siksi tämän tyyppisissä kirjeissä vältetään muun muassa kirjoitusvirheet, yliviivat, poistot, lukukelvoton käsinkirjoitus, jälkikirjoitusten käyttö ja myöhäisen vastauksen antaminen.
Virallisen kirjeen osat
Virallisessa kirjeessä on joukko elementtejä, joita on noudatettava, jotta se voi täyttää kommunikaatiotoimintonsa ja tuottaa vastauksen mainittuihin tietoihin. Alla on virallisen kirjeen pääkohdat.
- Kirjelomake: lähettäjän tiedot, mm. puhelinnumero, osoite, sähköposti.
- Vastaanottajan nimi: henkilö, jolle kirje on osoitettu.
- Paikka ja päivämäärä kirjeen kirjoittamisen jälkeen.
- Tervehdys tai otsikko: se on kirjoitettu kohteliaisuuden ja kunnioituksen kaavojen avulla, ja se edeltää kirjeen aihetta.
- Aihe tai johdanto lyhyesti kirjeen syystä.
- Viestin runko: Se on kirjeen tärkein osa, koska sen syyt paljastuvat ja kehittyvät.
- Potkut: se koostuu kappaleesta, jossa pääidea on suljettu, ja sydämellisestä jäähyväisistä.
- Yritys: lähetetään lähettäjän nimi ja sijainti.
Virallisen kirjeen ominaisuudet
Virallisen kirjeen ominaisuudet esitetään yhteenvetona yhtenäisen, lyhyen ja kunnioittavan tiedon esityksessä, joka täyttää selkeän viestin välittämisen tehtävän.
- Käytetään muodollista, yksinkertaista ja selkeää kieltä.
- Kohteliaisuuskaavat ovat voimassa.
- Sisältö on lyhyt ja tarkka (pieniä yksityiskohtia ei anneta).
- Täydelliset ja tarvittavat tiedot ovat alttiina.
- Ideat esitetään tärkeysjärjestyksessä lyhyillä, johdonmukaisilla kappaleilla.
- Yleensä nämä kirjeet on osoitettu muukalaisille.
