Mikä on hallinnollinen tarkastus:
Hallinnollinen tarkastus on yrityksen tai laitoksen organisaatiorakenteen arviointi ja analyysi sen toiminnan tuntemiseksi ja mahdollisuuksien parantamiseksi tavaroiden tai palvelujen laadun ja kilpailukyvyn parantamiseksi.
Hallinnollisen tarkastuksen avulla on mahdollista arvioida, täyttääkö yrityksen hallinto organisaation, johdon ja valvonnan suunnitelmissa ehdotetut tavoitteet sen tarpeiden mukaan.
Hallinnolliset tarkastukset on suoritettava kaikissa yrityksissä tai laitoksissa, pienissä, keskisuurissa ja suurissa, yksityisissä tai julkisissa yrityksissä, ja kaikissa niiden osastoissa näiden organisaatiorakenteiden mahdollisimman tehokkaan saavuttamiseksi.
Hallinnollisen tarkastuksen tausta
Erilaisten tutkimusten mukaan ajatus hallinnollisesta tarkastuksesta ilmenee, mutta toisin sanoen Hammurabi-säännöstössä, jossa mainitaan kaupan valvonnan säilyttämisen merkitys, tämä ei siis ole uusi termi.
Vuonna 1935 James O. McKinsey oli kirjailija, joka määritteli hallinnollisen tarkastuksen perusteet paljastaen yrityksen aseman arvioinnin tärkeyden sen määrittämiseksi, minne haluat mennä ja mitä tavoitteita haluat saavuttaa.
Toisaalta Víctor Lazzaro julkaisi vuonna 1959 kirjan nimeltä Järjestelmät ja menettelyt missä se osoittaa hallinnollisen tarkastuksen suorittamisen ja merkityksen yrityksissä tai laitoksissa.
Myöhemmin, vuonna 1971, kirjailija Agustín Reyes Ponce antaa näkemyksensä siitä, miten henkilöresurssien tarkastus liittyy hallinnolliseen tarkastukseen.
Hallintotarkastuksen termiä on kuitenkin jatkuvasti mukautettu nykyaikaisen hallinnon tarpeisiin, minkä vuoksi on ollut lukuisia kirjoittajia, jotka ovat vuosien varrella sisällyttäneet aiheeseen uusia kiinnostavia kohteita.
Hallinnollisen tarkastuksen tavoitteet
Hallinnollisen tarkastuksen päätavoitteena on selvittää, mitä puutteita tai sääntöjenvastaisuuksia esiintyy yrityksen tai laitoksen eri riippuvuuksissa, ja ratkaista ongelma.
- Kanavoi yrityksen tai laitoksen hallinnon mukaan resurssien optimointitoimet.
- Arvioi, vastaako tarjottu palvelu kunkin yrityksen tai laitoksen sisäisen organisaation perusteella asiakkaiden odotuksia.
- Edistetään hallintosuunnitelmien ja mallien avulla yleisölle tarjottujen palvelujen tai tavaroiden laadun ja kilpailukyvyn nousua.
- Selvitä, mitkä ovat huonot ja tappiolliset hallintamenetelmät, jotta tämä ei tapahtuisi enää.
- Tunnista yrityksen johdon onnistuminen ja miten sen tulokset vastaavat ehdotettuja tavoitteita.
- Selvitä, mitkä ovat työvälineet, jotka edistävät tai viivästyttävät yrityksen tai laitoksen kehitystä.
- Analysoi hallintotoiminnot ja niiden suhde yrityksen tai laitoksen muihin riippuvuuksiin.
Hallinnollisen tarkastuksen metodologia
Käytetyn menetelmän avulla tarkastusprosessin aikana kerätyt tiedot voidaan organisoida helposti ja helposti saatavalla tavalla, jotta tulokset voidaan myöhemmin esittää ja määritellä seuraavat vaiheet yrityksen tai laitoksen toiminnan optimoimiseksi.
Suunnittelu: ovat ohjeita, joita on noudatettava suoritettaessa hallinnollinen tarkastus, joka kattaa tärkeimmät arvioitavat tekijät.
Instrumentointi: tiedonkeruun tehokkaimmat tekniikat valitaan ja niitä käytetään.
Koe: Tarvittavia analyysimenetelmiä käytetään hallinnon ominaisuuksien määrittämiseen ja tietojen keräämiseen, joiden avulla voidaan arvioida yrityksen tai laitoksen tilannetta.
Raportti: Hallinnollisen tarkastuksen lopussa laaditaan raportti, jossa yksilöidään tarkastettava alue, arvioinnin tavoite, prosessin kesto, saavutettu laajuus, resurssit ja käytetyt menetelmät.
Hallinnollisen tarkastuksen merkitys
Hallinnollinen tarkastus on keskeinen työkalu havaita puutteita ja / tai mahdollisuuksien alueita, jotka edistävät yrityksen tai laitoksen jatkuvaa kehitystä.
Hallinnolliset tarkastukset on suoritettava vähintään kerran vuodessa sekä julkisissa että yksityisissä yrityksissä, jotta saat ajantasaista tietoa toiminnan toiminnasta, mitä sillä on ja mitä puuttuu.
Tarkastuksen tulos on ensiarvoisen tärkeä, jotta myöhemmin voidaan tehdä oikeat päätökset yrityksen toiminnan mahdollistavien inhimillisten ja aineellisten työryhmien hyvän suorituskyvyn perusteella.
Monissa tapauksissa yrityksen tai laitoksen johtajien tai ylimmän johdon on jouduttu tekemään tarkastuksia tärkeiden investointien tekemisen, tehtaiden sulkemisen tai jopa henkilöstöstä luopumisen suhteen.
Hallinnollisen tarkastuksen laajuus
Hallinnolliset tarkastukset sisältävät erilaisia näkökohtia, joiden arvioinnin ja analysoinnin avulla voidaan määrittää yrityksen nykytila ja miten parantaa tai ylläpitää sen toimintaa ja palvelun laatua.
Hallinnollisen tarkastuksen laajuus määrittelee suoritettavan arvioinnin laajuuden ja syvyyden, koska se voi kattaa osaston, alueen tai jopa koko yrityksen.
Siksi siinä käsitellään muun muassa hierarkkista tasoa, tekniikoiden kehittämistä ja käyttöä, henkilöstöresursseja, työntekijöiden määrää, viestintäjärjestelmiä, suoritustasoa, työympäristöä, asiakaskohtelua.
Hallinnollisia tarkastuksia voidaan soveltaa kaikkiin organisaatioihin, varsinkin jos yritys tai laitos hankkii prosessin lopussa laatusertifikaatin.
